Polityka prywatności
Polityka prywatności
Obowiązuje od [DATA PUBLIKACJI]
Niniejsza Polityka opisuje, w jaki sposób ACHTI Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa przetwarza dane osobowe użytkowników platformy B2B [ADRES SKLEPU] oraz osób kontaktujących się z nami. Dokument spełnia obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest ACHTI Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, ul. Urocza 39, 32-040 Wrząsowice, KRS 0000862860, NIP 6812081859, REGON 386412597.
Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail [np. rodo@achti.pl lub biuro@achti.pl], adres korespondencyjny: Bieńkowice 152, 32-410 Dobczyce.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku. [Jeśli IOD został wyznaczony – podać dane.]
2. Czyje dane przetwarzamy
Przetwarzamy dane osobowe: (a) osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które rejestrują się i kupują na platformie, (b) osób reprezentujących firmy (właścicieli, pracowników, osób kontaktowych wskazanych przy rejestracji lub w zamówieniu), (c) osób korzystających z formularza kontaktowego lub newslettera, (d) osób odwiedzających platformę (dane techniczne).
3. Cele, podstawy prawne i okres przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Rejestracja i weryfikacja firmy (NIP/VAT UE, dane w CEIDG, KRS, wykazie podatników VAT, VIES), prowadzenie konta firmowego | art. 6 ust. 1 lit. b – zawarcie i wykonanie umowy o prowadzenie konta; art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes (weryfikacja kontrahenta, zapobieganie nadużyciom) | Przez czas istnienia konta, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń z działalności gospodarczej, art. 118 Kodeksu cywilnego) |
| Realizacja zamówień, dostawa, obsługa reklamacji i zwrotów | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy sprzedaży; art. 6 ust. 1 lit. f – obsługa roszczeń | Przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Wystawianie faktur (w tym w Krajowym Systemie e-Faktur), prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny (ustawa o VAT, ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Odpowiedź na zapytania z formularza kontaktowego, e-mail, telefon | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes (komunikacja z osobami zainteresowanymi ofertą); art. 6 ust. 1 lit. b – działania przed zawarciem umowy | Do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy |
| Wysyłka newslettera (informacje o nowościach, kolekcjach, promocjach) na adres e-mail | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda (wyrażona odrębnie na komunikację e-mail zgodnie z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej i art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną) | Do wycofania zgody; po wycofaniu adres e-mail przechowujemy na liście wykluczeń w celu wykazania, że zgoda została wycofana (art. 6 ust. 1 lit. f) |
| Marketing bezpośredni własnych produktów wobec obecnych klientów (np. informacje handlowe przekazywane opiekunowi handlowemu, katalogi) | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes (marketing bezpośredni), z poszanowaniem wymogu zgody na komunikację elektroniczną | Do wniesienia sprzeciwu lub zakończenia współpracy |
| Dochodzenie i obrona przed roszczeniami, windykacja | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes | Do upływu terminów przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowań |
| Zapewnienie bezpieczeństwa platformy, logi serwera, wykrywanie nadużyć | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes | Do 12 miesięcy |
| Analityka i statystyki korzystania z platformy (pliki cookies analityczne) | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda wyrażona w banerze cookies (art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) | Zgodnie z okresem ważności danego pliku cookie, do wycofania zgody |
4. Zakres danych
W zależności od celu przetwarzamy: nazwę firmy, NIP/VAT UE, adres siedziby i adresy dostaw, imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, historię zamówień i płatności, treść korespondencji, numer rachunku bankowego (przy zwrotach), adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce.
Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu rejestracji i zamówienia jest warunkiem założenia konta i realizacji zamówienia. Podanie danych do newslettera jest dobrowolne.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom, które przetwarzają je na nasze zlecenie lub jako niezależni administratorzy w zakresie niezbędnym do realizacji celu:
- Shopify International Limited (Irlandia) – dostawca platformy sklepowej, hostingu, systemu kont klientów i realizacji zakupów; w ramach grupy Shopify dane mogą być przetwarzane przez Shopify Inc. (Kanada) i Shopify (USA) Inc.;
- operatorzy płatności elektronicznych [np. PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luksemburg; Shopify Payments; PayU] – w zakresie danych niezbędnych do obsługi płatności;
- firmy kurierskie i przewoźnicy [NAZWY] – w zakresie danych niezbędnych do doręczenia przesyłki;
- dostawca systemu do wysyłki newslettera [Klaviyo, Inc., USA] – jeśli osoba zapisała się na newsletter;
- dostawca systemu do zarządzania zamówieniami i magazynem [Baselinker – BaseLinker sp. z o.o., Polska];
- biuro rachunkowe, kancelaria prawna, dostawcy usług IT i poczty elektronicznej;
- Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów) – w zakresie danych na fakturach;
- organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy nasi dostawcy (Shopify, Klaviyo, PayPal) przetwarzają dane również poza EOG, w szczególności w Kanadzie i Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Kanada – organizacje objęte PIPEDA; USA – podmioty certyfikowane w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, uzupełnionych o dodatkowe środki bezpieczeństwa. Kopię zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z nami.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie przysługuje prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii; sprostowania; usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”); ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany); wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym w każdej chwili wobec marketingu bezpośredniego; wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Żądania można kierować na adres [e-mail]. Odpowiadamy w terminie miesiąca, a w sprawach skomplikowanych do trzech miesięcy.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie. Weryfikacja i aktywacja kont firmowych odbywa się ręcznie.
9. Źródło danych
Dane pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dotyczą, lub od firmy, którą reprezentują (np. gdy pracodawca wskazuje pracownika jako osobę kontaktową). Dane firm weryfikujemy dodatkowo w publicznych rejestrach: CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT, VIES.
10. Pliki cookies
Zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii opisuje Polityka cookies. Ustawieniami zgód można zarządzać w każdej chwili przez link „Preferencje dotyczące plików cookie” w stopce strony.
11. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączenia (TLS), logowanie bez hasła kodem jednorazowym, kontrolę dostępu do danych oraz umowy powierzenia z dostawcami.
12. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na platformie wraz z datą obowiązywania.